Microsoft blijft continu sleutelen aan Dynamics 365 Business Central, waarbij ze nieuwe functies toevoegen op vraag van gebruikers en daarnaast afscheid nemen van minder relevante features die alleen van belang zijn voor specifieke doeleinden of regio’s. Deze aanpassingen worden jaarlijks in twee grote ‘wave’-updates doorgevoerd, waarvan de meest recente plaatsvond in april 2023.
In de nieuwste update trok een opvallende feature meteen onze aandacht: het toevoegen van master data management als standaard functie in Business Central. In deze blog nemen we je graag even mee in de wondere wereld van masterdata.
Wat is masterdata en wanneer wordt het gebruikt?
Masterdata is als het geheime wapen van een organisatie. Het zijn de cruciale en essentiële gegevens die het hart van alle bedrijfsactiviteiten vormen. Het bevat informatie zoals klantgegevens, productdetails, financiële gegevens en nog veel meer. Deze gegevens worden opgeslagen in een centrale bron en uniform toegepast in alle bedrijfsprocessen en afdelingen, wat zorgt voor efficiëntie in de hele organisatie. Kortom, masterdata is de sleutel tot succesvol ondernemen.
Om masterdata beter te begrijpen, moeten we eerst het verschil kennen tussen de primary company en de secondary companies. De primary company is verantwoordelijk voor het aanmaken en aanpassen van alle gegevens die vervolgens door de verschillende secondary companies worden gebruikt. In de secondary companies wordt deze data gesynchroniseerd, waardoor het voor hen bruikbaar wordt. Om dit proces makkelijker te maken, kunnen we een automatische taakwachtrijpost instellen voor de synchronisatie.
Maar opgelet, de functie om data te verwijderen is bewust uitgeschakeld in de primary company om te voorkomen dat er onbedoeld gegevens verloren gaan. Als je toch data wilt verwijderen, moet dit rechtstreeks in de secondary company gebeuren.
Welke soorten gegevens kunnen we nu precies overnemen in het masterbedrijf? Dat hangt af van de organisatie en haar specifieke behoeften, maar over het algemeen kunnen we de volgende datatypes onderscheiden:
- Klant- en leveranciersgegevens: denk hier aan namen, adressen, facturatiegegevens en andere relevante data.
- Artikelgegevens: hier denken we aan artikeldetails, voorraadinstellingen, waarderingsmethoden en/of prijzen.
- Financiële gegevens: om een uniforme basis te vormen binnen verschillende bedrijven kunnen grootboekrekeningen, valuta instellingen of dimensies over bedrijven heen hetzelfde worden overgenomen via het masterbedrijf.
- Instellingen op alle niveaus: van gebruikersinstellingen tot boekhoudinstellingen kunnen worden ingesteld via de masterdata om voor iedereen, in elke bedrijf, hetzelfde te zijn
Wat maakt het gebruik van Masterdata zo voordelig?
De grote kracht van master data is gegevensconsistentie. Het zorgt ervoor dat essentiële informatie in alle bedrijven uniform wordt beheerd en toegepast. Geen gedoe meer met dubbele invoer, waardoor efficiëntie en samenwerking een boost krijgt en tijdrovende foutopsporing verleden tijd wordt.
Last but not least gaan master data en gegevenskwaliteit hand in hand, het zorgt voor centraal beheer waardoor alle informatie nauwkeurig, compleet en actueel blijft. Geen verdwaalde gegevens of verouderde details meer. Dit maakt betrouwbare rapportages en analyses mogelijk en strategische beslissingen worden vergemakkelijkt.
Welke functies zitten er in Business Central?
- Meerdere bedrijven kunnen zich abonneren op gegevens van het masterbedrijf.
- In het masterbedrijf kunnen tabellen en velden gedefinieerd worden die gesynchroniseerd moeten worden.
- Via een taakwachtrijposten worden de updates van het masterbedrijf op de gekozen termijn (bv. dagelijks of wekelijks) gesynchroniseerd.
- In het ontvangende bedrijf kan men de wijzigingen van de synchronisatie opvolgen in de logposten.
De master data management functie kan geactiveerd worden via de pagina “Instelling van Hoofdgegevensbeheer”, waar je ook de tabellen en logs kan raadplegen. Op deze pagina kan je eveneens de synchronisatie manueel starten.
Heb je nog meer vragen over dit onderwerp of ben je geïnteresseerd in het implementeren van Business Central in jouw bedrijf? Twijfel dan niet en neem gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. We staan klaar om je te helpen!