In een tijdperk waarin clouddiensten steeds meer terrein winnen, blijven toch verschillende bedrijven vasthouden aan traditionele on-premise systemen. Deze systemen hebben hun waarde bewezen, maar de wereld draait snel. Efficiëntie en digitalisering zijn de nieuwe normen.
In een reeks interviews leren we meer over het traject van bedrijven die de overstap naar de cloud maakten met behulp van Microsoft Dynamics 365 Business Central en scapta als digitale sidekick. Bedrijfsprocessen optimaliseren, slimmer werken en zich voorbereiden op de toekomst doen zij vanaf nu met Business Central.
Met vandaag in de schijnwerpers: Trius NV, partner op het gebied van ICT & Office infrastructuur. Lees je mee?
Trius stapt in de toekomst met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Jullie werkten voor de overschakeling naar Business Central (BC) al een tijd met Microsoft Dynamics NAV. Wat is het grootste verschil tussen de twee? Voel je een grote impact van de migratie naar BC?
Vroeger hadden we alles on-premise staan. Een tijd geleden stapten we over naar de cloud van scapta en vervolgens naar de Microsoft Cloud.
Business Central heeft veel voordelen, het is altijd en overal op elk device beschikbaar. Dat is voor ons ineens ook het grootste verschil met Navision. Vroeger moest je steeds op kantoor aanwezig zijn om met de software te werken. Nu kan je bij wijze van spreken overal werken, als je maar in het bezit bent van een laptop, smartphone of tablet.
Voelde je zelf een nood om over te schakelen naar Business Central?
Het is als bedrijf natuurlijk belangrijk om mee te gaan met de tijd, voor alles wordt er tegenwoordig met de cloud gewerkt. Ik ben blij dat we ook die stap gezet hebben.
De vele integraties die mogelijk zijn met Business Central (BC), zoals bijvoorbeeld Microsoft 365, maken het ook makkelijker werken. Hebben jullie bij Trius andere systemen geïntegreerd met BC?
Net zoals in Navision integreerden we Optical Character Recognition-software (OCR). Die software gebruiken we om papieren documenten te transformeren tot digitale versies, zodat we die nadien kunnen bewerken en archiveren. Met de migratie naar Business Central is die integratie gewoon mee overgezet. Heel handig!
Microsoft Dynamics 365 Business Central omvat een heleboel functionaliteiten. Welke gebruiken jullie binnen Trius?
Uiteraard werken we veel met de traditionele functionaliteiten zoals verkoop, aankoop, boekhouding, etc. Maar daarnaast hebben wij ook de servicemodule. Die heeft scapta voor ons perfect gepersonaliseerd.
Het werkt als volgt: Alle mensen van de technische dienst vullen rechtstreeks in Business Central in wat ze gedaan hebben op het vlak van ICT-ondersteuning. Ze omschrijven dan de volledige case, oorzaken van het probleem, de oplossing,… Alle uitgevoerde taken kunnen ze in het systeem nu rechtstreeks linken aan de klant. Het enige dat ik nog moet doen aan het einde van de maand, is mijn goedkeuring geven. De klant krijgt vervolgens automatisch de factuur met een overzicht van alle interventies.
Wat een verschil met vroeger! Voordien werkten we met bonnenboeken en moesten we al die interventies overtypen, handtekenen,… kortom, manueel verwerken. Nu verloopt alles quasi automatisch.
Je zegt net dat de technische dienst van Trius ook met de software werkt. Wat vinden zij van de gebruikerservaring? Wat heb je gedaan om de gebruikers in de migratie te ondersteunen?
Klopt! In totaal werken 8 medewerkers met Business Central. Iedereen was er eigenlijk heel snel mee weg! Om de overgang naar de nieuwe manier van werken te vergemakkelijken, maakte ik een customized startscherm. Alle knoppen die ze nodig hebben staan erin, ze kunnen bijna niet missen.
Jullie werden bij de volledige migratie van Navision naar Business Central bijgestaan door scapta. Hoe verliep die samenwerking?
De support bij scapta zit heel goed, daar hebben we geen klagen over. Zelfs als ze niet onmiddellijk een oplossing kunnen geven, zoeken ze het uit én komen ze altijd binnen de dag bij ons terug. Dat is fijn samenwerken, weten dat je op scapta kan rekenen en je er niet telkens achteraan moet gaan.
Jullie werken nu al een tijdje met Business Central. Zie je nog ergens ruimte voor verbetering?
Ja, toch wel. Zo denkt Microsoft bijvoorbeeld nog altijd dat iedereen volledig elektronisch werkt. Uiteraard is dat misschien de realiteit als je diensten levert, maar bij Trius leveren we goederen. Ik moet veel afdrukken vooraleer ik een pakket kan verzenden en dat vraagt vandaag een klik of 15. Dat moet makkelijker kunnen.
En dan zijn er nog een paar kleine dingen, zoals bijvoorbeeld de tabbladen bovenaan de pagina. Die zijn niet zo consistent. Of het feit dat je in de servicemodule niet kan zoeken op naam van de klant, maar enkel op klantnummer. We kijken voor deze zaken dus wel uit naar een update van de software, maar hebben echt vertrouwen in dit pakket.
Zou je de overstap naar Business Central aanraden aan andere bedrijven die nog met Navision werken?
Ik moet toegeven dat ik dat nogal een duale kwestie vind. Enerzijds zou ik het niet aanraden als je geen extra functionaliteit nodig hebt om je processen te optimaliseren. Maar langs de andere kant, of je het nu wilt of niet: Microsoft ondersteunt Navision binnenkort niet meer. Dan heb je sowieso geen andere keuze. Je moet door die zure appel en dankzij scapta valt dat gelukkig goed mee!
Los daarvan is het wel een heel handig pakket. Zeker nu ook veel bedrijven de hybride aanpak hanteren en dus ook veel medewerkers vaker van thuis uit werken. Het is een goed product, er zijn veel functionaliteiten en onze boekhouder is grote fan. Wij zijn tevreden!
Ook interesse om 100% over te stappen naar de cloud? Laat hier je reactie achter!