Minder papierwerk, meer impact – met scapta en Business Central bij Broederlijk Delen

Wanneer je werkt met publieke middelen, partnerorganisaties in 13 landen én duizenden schenkers, dan moet je op je cijfers kunnen vertrouwen. Dat wist ook Broederlijk Delen, de ngo die zich inzet voor eerlijke herverdeling van macht, middelen en grondstoffen binnen de limieten van een begrensde wereld

Hun vorige boekhoudsysteem was aan vervanging toe: te weinig flexibiliteit, veel manueel werk en geen aansluiting meer met de bredere cloudomgeving waarin de organisatie intussen werkte.

De overstap naar Business Central paste bovendien perfect in de bredere cloudstrategie van de afgelopen jaren: van on-premise naar Microsoft 365, met een duidelijke focus op schaalbaarheid en efficiënt samenwerken.

Een openbare aanbesteding moest duidelijk maken wie hen kon begeleiden naar een nieuwe, toekomstgerichte manier van werken. Scapta viel op door hun transparante aanpak, praktische expertise én ervaring met non-profitorganisaties.

Het resultaat: een implementatie die vlot liep en vandaag een stevige basis biedt voor verdere digitalisering.

Alles op één lijn

Voor de overstap werkte elke dienst bij Broederlijk Delen op zijn eigen manier. Facturen gingen via e-mail of papier, goedkeuringen liepen langs omwegen en rapporten werden vaak manueel samengesteld. Niet ideaal voor een organisatie die werkt met complexe financieringsstructuren, overheidsmiddelen én internationale partners.

Vandaag werkt de hele organisatie geïntegreerd met Microsoft Business Central als centraal platform voor:

• de automatische verwerking en goedkeuring van aankoopfacturen (Continia)
• het beheer van giften en webshopverkoop (Creatio CRM)
• heldere, realtime rapportering (Power BI)

Elke factuur krijgt automatisch de juiste dimensies mee zoals kostenplaats, budgetcode en financieringsbron. Verantwoordelijken krijgen een melding, koppelen de kosten aan het juiste project en ronden het proces zelf af. Minder ruis, meer grip.

“Onze campagneslogan ‘Delen doet goed’ vertaalt scapta naar het goed delen van hun kennis en ervaring, die ze omzette in een efficiënt implementatietraject.”

– Diederik Janssens, financieel verantwoordelijke

Goed begonnen is half gewonnen

Het succes van het traject zit niet alleen in de technologie, maar vooral in de voorbereiding. Scapta werkte nauw samen met het team van Broederlijk Delen om processen in kaart te brengen, workshops te organiseren en medewerkers op te leiden.

“De voorbereiding was heel grondig. Daardoor waren de laatste sessies bijna overbodig. Iedereen wist waar hij naartoe werkte,” vertelt Mark Peeters, voormalig hoofdboekhouder. “We hoeven geen papieren meer te verzamelen of te dubbelchecken. Alles zit op de juiste plaats, vanaf het begin.”

“De voorbereiding was heel grondig. Daardoor waren de laatste sessies bijna overbodig. Iedereen wist waar hij naartoe werkte, We hoeven geen papieren meer te verzamelen of te dubbelchecken. Alles zit op de juiste plaats, vanaf het begin.”

– Mark Peeters, hoofdboekhouder

Een digitale basis om op verder te bouwen

Broederlijk Delen blijft verder bouwen. De integratie met Quipu (voor projectbeheer), Power BI (voor rapportering) en verdere automatisering van Peppol- en aanmaningsflows staan al in de steigers. En ook de ondersteuning na de “go-live” loopt vlot, met snelle hulp bij concrete vragen over rechtenbeheer, afschrijvingen of gebruikersflows.

De digitale basis staat. En dat laat Broederlijk Delen toe om zich volop te concentreren op wat echt telt: een eerlijkere wereld.

Tijd voor een systeem dat wél werkt, vandaag én morgen?

Laat je begeleiden door scapta en ontdek hoe jouw organisatie de volgende digitale stap kan zetten.