In de dynamische wereld van uitzendbureaus & personeelsbemiddeling, is verandering de enige constante. Change is key. Daar flexibel mee om gaan, een must. HR-bedrijf Asap heeft dat begrepen en laat zich maximaal ondersteunen door future-proof IT-systemen en dito partners. Het team maakte de switch van Navision – dat ondertussen End of Life was – naar Business Central met scapta.
ASAP HR Group is een internationale specialist in de wereld van werk, met haar hoofdkantoor in Genk. Laat net die Limburgse connectie het perfecte startschot zijn voor een mooie samenwerking. “We houden ervan om met lokale partners te werken. En als die dan ook nog eens de beste match zijn, waarom zou je twijfelen.” Aan het woord is Piet Knevels, Finance Director van Asap. “Dankzij Business Central maken we eindelijk deel uit van de moderne wereld, waarin we moeiteloos en efficiënt onze finance processen beheren én al onze externe applicaties samenbrengen. Dit opent zeker nog deuren voor onze budgettering en opvolging.”
Van analyse & testen naar go-live – continuïteit gegarandeerd
Overschakelen naar een nieuw systeem valt niet te onderschatten. Dat weet scapta maar al te goed. Dus, first things first, alle noden en wensen in kaart brengen. Niet alles kon exact overgenomen worden uit Navision, een gestructureerde workshop in combinatie met scapta’s expertise bracht raad voor de indeling van het nieuwe systeem. Resultaat? Bepaalde externe koppelingen, zoals die voor het loonverwerkingsprogramma HiAnt, hebben bij deze omschakeling zeker extra aandacht nodig. “Deze software wordt extern gehost, we hebben er dus zelf niet veel controle over”, zegt Piet Knevels. “Gelukkig heeft scapta dat allemaal netjes voor ons opgepikt.”
In de daaropvolgende workshops werden alle functionaliteiten voor finance overlopen en kregen de gebruikers meteen al een eerste training. Kwestie van praktijkgericht wennen aan het nieuwe systeem. “Voordelig voor onze timing want dit heeft ervoor gezorgd dat we een aantal kleinere onderdelen al vroeg konden lanceren. Ideaal om de flow in de vingers te krijgen”, gaat Erwin Germeys verder, Business Consultant van scapta. Hierdoor viel de grote omschakeling veel beter mee voor de werknemers van Asap.
Expertise, kwaliteit & support – scapta heeft het in huis
Hoewel Asap en scapta al partners waren vóór deze nieuwe stap naar Business Central, keek Asap toch opnieuw even rond op de markt om leveranciers te vergelijken. Conclusie? Het gevoel zit goed! “We gaan daar niet over liegen, de prijs-kwaliteit is gewoon goed, punt. Plus, scapta kent onze omgeving, ons bedrijf en onze mensen. Ze hebben alle kennis in huis voor een vlotte migratie. We hebben dus echt niet lang getwijfeld”, zegt Piet Knevels vol overtuiging.
Business Central zorgt voor veel meer grip op de financiële flows. Fouten worden sneller en automatisch opgepikt. Klantenbestanden zijn continu up-to-date. De koppelingen met Dynamics en het CRM-systeem zijn altijd actueel en data wordt automatisch doorgezet naar de debiteurenoplossing. Allemaal zaken die voorheen erg arbeidsintensief waren. “Goedkeuringen voor betalingen gaan nu via Continia en zijn veel vlotter, we moeten daardoor ook minder provisies inboeken en het is meteen duidelijk waarom een factuur bijvoorbeeld wordt tegengehouden”, voegt Piet toe. Asap is blij dat scapta zelf ondersteuning biedt naar externe partners, zoals HiAnt. “Eigenlijk buiten onze scope. Dat toont nog maar eens de toewijding van het scapta-team.”
Transformatie & vertrouwen – de weg naar de toekomst
De samenwerking met scapta is een belangrijk keerpunt voor de bedrijfsprocessen van Asap: een garantie op continuïteit van en controle over het nieuwe systeem. De overgang naar Business Central betekent verbeterde transparantie en efficiëntie. Exact wat Asap zocht. “Over scapta niks dan lof: eerlijk, open en betrouwbaar zijn de woorden die in me opkomen. Dat het project ook binnen budget is voltooid, getuigt zowel van deskundigheid als integriteit”, besluit Piet.
En ja hoor, er liggen nog heel wat opties open voor de toekomst. De go-live van de rapporteringsmodule bijvoorbeeld. Die wordt verzorgd door een externe partij, maar scapta regelt de interface. Er is verder de ambitie om ook de budgetten te integreren in Business Central. “We zijn blij dat we met een standaardoplossing zo ver gekomen zijn, en dat we niet custom zijn gegaan. Dit maakt het hele proces eenvoudiger en future-proof. Smaakt absoluut naar meer!”