Een groot data- en BI-traject staat of valt met het voortraject. Zeker wanneer je datasets uit verschillende applicaties aan elkaar moet koppelen: een ERP, een CRM, een planningstool, een boekhoudpakket en nog een paar Excel-lijsten die “toevallig” cruciaal zijn.
Dat koppelen is complex werk. Het is voor een deel technisch, maar minstens even belangrijk zijn business- en functionele kennis. En een zekere handigheid met systemen en applicaties: weten wat waar zit en hoe de puzzel in elkaar zit.
De valkuil: vertrekken vanuit de ERP
In de praktijk zien we vaak dat er verkeerd vertrokken wordt. Men start vanuit het datamodel van het hoofd-ERP: welke tabellen zijn er, welke velden, welke relaties. Daar wordt dan een datamodel op gebouwd, in de hoop dat de rapportages er later wel uit zullen rollen.
Dat lijkt logisch. De ERP is tenslotte het hart van de organisatie. Maar het is niet altijd de juiste aanzet. Een ERP is gebouwd om processen te laten draaien, niet om beslissingen te ondersteunen. Wie vertrekt vanuit tabellen, stelt de vraag “wat zit er in het systeem?” in plaats van “welke beslissingen wil de business nemen?”.
Het resultaat: een technisch correct model, maar rapporten die net niet beantwoorden wat de gebruiker wil weten. En veel herwerk achteraf.
Reverse engineering: starten bij de eindgebruiker
Wij draaien het om. Het belangrijkste is de reverse engineering zijde: we vertrekken van de output en werken terug naar de bron.
- Workshops met eindgebruikers. We leren de concepten kennen waarmee zij dagelijks werken. Welke KPI’s sturen het bedrijf? Hoe definieert men marge, omzet, een project of een klant?
- De gewenste output uittekenen. Hoe moeten de rapportages en dashboards eruitzien? Wie gebruikt ze, en voor welke beslissing?
- Het semantisch model bepalen. Die KPI’s en rapportages bepalen je semantisch model: de feiten, de dimensies, de berekeningen.
- Pas dan het datamodel. Het semantisch model bepaalt op zijn beurt je plan van aanpak voor de setup van het datamodel: welke bronnen, welke koppelingen, welke transformaties.
Zo bouw je niet wat technisch kan, maar wat de business echt nodig heeft. En je weet vanaf dag één waarom elke tabel en elke koppeling er is.
Waarom dit voortraject zo complex is
Data uit verschillende applicaties koppelen vraagt drie soorten kennis tegelijk:
- Technisch: bronnen ontsluiten, koppelingen leggen, een solide data-architectuur opzetten.
- Functioneel: weten wat waar zit in welke applicatie. Welk veld wordt echt gebruikt, welke code betekent wat, waar zit de uitzondering die niemand gedocumenteerd heeft?
- Business: begrijpen hoe processen lopen en wat er echt telt voor de organisatie.
Pas wanneer die drie samenkomen, zie je hoe de puzzelstukken in elkaar passen. Mis je er één, dan bouw je ofwel een model dat technisch klopt maar niemand begrijpt, ofwel rapporten die er goed uitzien maar op de verkeerde data steunen.
Teamwork en communicatie
Een goed voortraject is geen werk voor één persoon. Het is teamwork tussen diverse functies:
- de business, die de beslissingen en KPI’s kent;
- de functionele mensen, die de processen en applicaties kennen;
- de data engineer, die de bronnen koppelt en het fundament bouwt;
- de BI-specialist, die het model vertaalt naar inzicht.
De sleutel is communicatie. Elk van die rollen spreekt een andere taal. Iemand moet die talen samenbrengen en vertalen. Dat maakt het verschil tussen een rapport dat dagelijks gebruikt wordt en een rapport dat niemand opent.
Onze aanpak bij scapta.ai
Bij scapta.ai zijn we gespecialiseerd in elke fase van zo’n traject, met de juiste functie en de juiste persoon op het juiste moment. Van de eerste workshop tot het datamodel, van het semantisch model tot het dashboard.
We combineren technische expertise in Power BI, Microsoft Fabric en Azure met functionele kennis van de applicaties waar de data vandaan komt. En we nemen de tijd om eerst te begrijpen wat de business nodig heeft.
Omdat een datatraject pas slaagt als het gebruikt wordt. Business en data, samen.
Staat er bij jullie een groter data- of BI-traject op de planning? Neem gerust contact op via www.scapta.ai.