Bij Rovagro draait alles om verbinding – niet alleen technisch, maar ook tussen mensen. Hun drang om te blijven verbeteren zit diep in het DNA van dit familiebedrijf. Sinds 1983 is het bedrijf uit Lanaken een vaste waarde in elektrotechniek en automatisering. Hun klanten? Zowel industriële spelers als particulieren.
De uitdaging? Een verouderd ERP-systeem dat de samenwerking tussen afdelingen eerder hinderde dan hielp. Dankzij een doordacht change management-traject, ondersteund door scapta en Younify, schakelde Rovagro succesvol over naar Business Central – waarbij Document Capture het proces vereenvoudigde en versnelde.
Van roestvast naar flexibel en future proof
Goedele Roox, directeur bij Rovagro, zag het al langer aankomen: de manier van werken was niet meer van de dag van vandaag. Rovagro weet als geen ander hoe belangrijk precisie is. Maar hun interne werking – met papier en manueel telwerk – begon te wringen. De vorige versie van Navision was ooit opgezet door een vorige generatie binnen het bedrijf. Maar ondertussen was de manier van werken fundamenteel veranderd: waar vroeger elke afdeling apart werkte, was er nu nood aan meer samenwerking, automatisatie en overzicht.
“Alles moest manueel gebeuren. Sales, aankoop, logistiek: iedereen werkte in zijn eigen silo. We misten een centrale lijn.”
Goedele Roox, directeur
Hoog tijd dus om de knop om te draaien: met een partner die niet enkel technologie begrijpt, maar ook de mensen meeneemt in verandering.
Succesvol veranderen vraagt meer dan technologie alleen
Via hun IT-partner kwam Rovagro in contact met scapta. De aanpak klikte meteen. Scapta begon niet bij de technologie, maar bij de mensen. Wat liep moeilijk? Wat kon beter? Hoe werkten de afdelingen vandaag? Pas daarna volgden workshops per afdeling, ondersteund door Younify als change management-partner.
“De voorbereiding was cruciaal. Iedereen wist wat er ging veranderen.
En er werd geluisterd naar ons.”
Goedele Roox, directeur
Die aanpak was essentieel, want deze verandering raakte niet alleen de software, maar vooral de dagelijkse gewoontes van mensen die al jaren op een vaste manier werkten. In plaats van weerstand, was er ruimte voor inspraak, overleg en oefening. Younify hielp als brugfiguur tussen eindgebruikers en consultants, zodat signalen van op de werkvloer ook echt vertaald werden naar de inrichting van het systeem.
Elke medewerker werd betrokken bij de analyse, de inrichting en de feedbackrondes. Niet als formaliteit, maar als volwaardige stem in het proces. Die betrokkenheid maakte het verschil: zelfs de meest ervaren medewerkers stapten mee in het verhaal. Het resultaat: een verandering die niet werd opgelegd, maar gedragen werd.
Eén systeem waar iedereen snel in meedraait
Eén systeem, één flow: dat was het doel. Vandaag draait Rovagro op Business Central, met Document Capture als digitale helpende hand.
Wat dat concreet betekent?
- Facturen worden automatisch ingelezen
- Ze worden meteen klaargezet voor goedkeuring
- En daarna netjes doorgeboekt – zonder tussenstapjes
Geen papierwerk meer, geen aparte tools – iedereen werkt samen in één omgeving: van boekhouding tot logistiek.
“De go-live verliep verrassend vlot. We waren er klaar voor. Zelfs collega’s die al 25 jaar op de oude manier werkten, gingen mee in het verhaal.”
Goedele Roox, directeur
Zoals dat gaat in een goed geoliede familiezaak: eens de motor aanslaat, loopt alles gesmeerd. Vandaag zijn de eilandjes verdwenen en draait de organisatie als een geheel. Mét overzicht, én met minder gedoe.
“De go-live verliep zo vlot dat we zelfs geen echte escalaties hadden. Dat is zeldzaam in een ERP-traject – en bewijst dat het fundament goed zat.”
Lode Simons, Lead Business Consultant bij scapta
Waar het vandaag het verschil maakt
Vandaag voelt het verschil in elke hoek van het bedrijf. De administratie hoeft niet meer te puzzelen met papieren facturen, het magazijn weet altijd waar wat ligt, en collega’s overleggen sneller en efficiënter dan ooit. Minder frustratie, meer overzicht en vooral: een systeem dat niet tegenwerkt, maar meewerkt.
- Eén platform waarin iedereen samenwerkt, zonder ruis of dubbel werk
- Minder manueel werk betekent minder fouten én meer tijd
- De grondige voorbereiding werpt haar vruchten af: medewerkers zijn mee en gemotiveerd
- Ondersteuning wanneer nodig, maar tegelijk voldoende autonomie om zelf verder te kunnen
En nu?
Rovagro zit niet stil. Op de planning staan onder andere Power BI voor rapportering en een online bestelsysteem. Dankzij de sterke basis is er ruimte om verder te bouwen.
“We hebben het gevoel dat we controle hebben.
Dat geeft vertrouwen om de volgende stap te zetten.”
Goedele Roox, directeur
Samenwerking op mensenmaat
Bij Rovagro weet men dat technologie pas werkt als iedereen mee is. scapta en Younify begeleidden niet alleen een digitale transformatie, maar zorgden ervoor dat iedereen aan boord bleef.
“Het was soms met bloed, zweet en tranen. Maar we hebben de eindstreep samen gehaald. Dat maakt dit project zo waardevol.”
Lode Simons, Lead Business Consultant bij scapta
Of zoals Goedele het zegt: “We hebben ooit gezegd: als het werkt, klinken we samen op het succes. Dat moeten we nog doen.”