Fepco International (Europe) NV is een toonaangevende speler in de import en distributie van kwaliteitsmultiplex. Het hoofdkantoor van Fepco is gevestigd in Kampenhout (België), maar ze sourcen wereldwijd. Dat doen ze onder andere in China, Indonesië, Brazilië,… Met een indrukwekkende omzet van 35 tot 40 miljoen euro en een toegewijd team van 8 personen, positioneert Fepco zich als een echte sleutelfiguur in de houtindustrie. ‘The Supplywood Specialist’ is dan ook niet zomaar de baseline van hun bedrijf.
Om een jaarlijks volume van meer dan 100.000 kubieke meter kwaliteitsmultiplex te verwerken, worden bij Fepco hoge eisen gesteld voor het ERP-systeem. Het oude systeem voldeed niet meer aan de verwachtingen van hun snelgroeiend bedrijf. Scapta to the rescue!
De uitdaging
Het oude systeem waar Fepco in het verleden mee werkte, Navision, miste essentiële updates en ondersteuning. Dat leidde uiteraard tot inefficiënties en een groeiende behoefte aan een meer geavanceerde oplossing. Daarom stapte Fepco in 2014 over naar de nieuwste versie van Navision, samen met hun toenmalige leverancier. Die eerste uitdaging werd alvast succesvol overwonnen!
Van on-premise naar de cloud
Maar ook Navision 2015 was een on-premise oplossing. Naarmate de digitale wereld meer en meer in een stroomversnelling geraakte, zagen ze ook bij Fepco al snel de voordelen van de cloud. “Het was geen noodzaak om over te stappen naar een cloudomgeving, maar we wilden als bedrijf niet achterblijven zoals in het verleden. We wilden mee zijn, zodat we onaangename verrassingen konden vermijden en meteen ook klaar waren voor de toekomst”, verduidelijkt Dirk Wielandts, financieel directeur bij Fepco.
Scapta’s oplossing
Begin 2023 besloot Fepco dat het tijd was voor verandering. Na een grondige evaluatie kozen ze scapta als partner voor hun digitale transformatie. Goede ervaringen in het verleden met één van scapta’s consultants én een goede match met het bedrijf, hakten voor hen de knoop definitief door.
“De keuze voor scapta was vooral gebaseerd op hun expertise in Microsoft-technologie en de spirit die er leeft op de werkvloer. Ze hebben het vermogen om een betrouwbare en persoonlijke service te bieden, dat heeft ons echt over de streep getrokken.”,
Dirk Wielandts, financieel directeur bij Fepco.
De voordelen van Business Central
Scapta implementeerde een nieuw ERP-systeem, Business Central, wat wederom een enorme vooruitgang betekende voor Fepco. Omwille van het internationale aspect bij Fepco, kwam er wel wat maatwerk aan te pas. Zo zijn alle wettelijke documenten en certificaten nu ook gedigitaliseerd en worden de vreemde valuta’s automatisch verrekend.
De implementatie van Business Central zorgde verder ook nog voor:
- Digitale factuurverwerking met OCR en Peppol
- 3-way matching van het inkoopproces (Inkooporder, -ontvangst, -factuur)
- Betere opvolging van ingeklaarde en niet-ingeklaarde goederen
- Verbetering stockbeheer bij 3PL: verbeterde registratie en overzicht van de voorraad bij derde partijen / logistieke diensverlener 3PL.
- Lottracering voor commodity-items, wat helpt bij het volgen van specifieke partijen van producten
- Systeem voor de registratie en opvolging van termijncontracten (FOREX)
- Gedetailleerde marge overzichten voor o.a. zeevracht-, rechten-, opslagkosten
- Verbeterde rapportering voor sales market en supply area
Samengevat kan Fepco nu werken met een volledig digitale opvolging voor alle afdelingen op één centrale plek én geautomatiseerde kostprijsberekening. Van efficiëntie gesproken!
Implementatie
De overstap naar het nieuwe systeem was uitdagend, maar verliep al bij al soepel. Met een harde deadline van 1 april 2023 -want einde boekjaar- , werd het project tijdig voltooid, en dit zonder de bedrijfsvoering in gevaar te brengen. Enkele dagen na de ‘go live’ was Fepco meteen volledig operationeel binnen het nieuwe systeem. De klanten hebben er met andere woorden dus nooit iets van gemerkt.
“Het is ook een groot voordeel dat Business Central zich binnen de familie van Navision positioneert. Ook al is het een ERP-systeem in de cloud, het blijft een herkenbare manier van werken.”, vertelt Dirk.
Samenwerken in een warme, collegiale sfeer
Niet alleen Dirk is enthousiast over de samenwerking met scapta. “Alle medewerkers zijn lovend. Dankzij de technologie en de mogelijkheid om kort op de bal te spelen, zijn we altijd bijgewerkt. Zo hebben we bijvoorbeeld continu een zicht op onze voorraad die verspreid ligt bij verschillende havenbedrijven.
Alle scaptanen zetten zich in en dat voelen wij! Zo kunnen wij bijvoorbeeld niet enkel bij onze eigen scapta consultants terecht, maar ook de helpdesk biedt een super persoonlijke service. We weten dat daar mensen zitten die het probleem echt vastpakken, we zijn daar geen nummer of ticket. Dat geeft ons een geruststellend gevoel. Alle medewerkers bij scapta zijn zo hulpvaardig, het is oprecht een van de partners waar we het liefst mee samenwerken.”