EUN, of voluit European Schoolnet, is een non-profit netwerk van de Europese Ministeries van Onderwijs. Met hun uitvalsbasis in Brussel heeft EUN als doel lesgeven en leren binnen de Europese Unie te innoveren. Hiervoor zijn ze in grote mate afhankelijk van steun van de Europese Commissie. Het spreekt voor zich dat duidelijke, gedetailleerde budgetten en rapportering daarvoor van groot belang zijn. En dus klopte EUN aan bij scapta voor de ontwikkeling van een ERP-tool op maat.
Het oude ERP-systeem dat meer dan 10 jaar geleden ontwikkeld werd, voldeed niet langer aan de noden van de zowat 100 medewerkers van EUN. Een upgrade van de software bleek niet mogelijk en dus ging het team op zoek naar een nieuwe, moderne Microsoft-oplossing. Met een externe IT-consultant werden diverse partijen gescreend. Scapta kwam als beste kandidaat uit de bus, specialist ter zake sinds 1998. Onder het motto one size doesn’t fit all, gingen de IT-consultants op zoek naar een oplossing op maat voor European Schoolnet.
De uitdaging
“Gesubsidieerde projecten worden nauwlettend in de gaten gehouden door de overheid. Elk detail van een budget is dus belangrijk en moet traceerbaar zijn. Een duidelijk financiële rapportage is key.”, vertelt Laurence Abrassart, finance & administration manager van EUN. Elk project is ook anders en dus moet het ERP-systeem op de verschillende noden kunnen inspelen. Onmogelijk met de oude tool, ontwikkeld in 2008 op basis van verouderde rapportage-eisen. Bovendien werd er toen ontwikkeld in het buitenland, zonder kennis van de Belgische wetgeving.
Oplossing & implementatie
Na een intensieve zoektocht viel het oog op scapta. Laurence licht toe: “We waren er al snel uit dat we opnieuw voor een Microsoft-toepassing zouden gaan. Een externe consultant bracht ons in contact met verschillende partijen, waaronder scapta. Al gauw bleken zij de juiste partij – het team capteerde onze noden en vertaalde die heel concreet. Bovendien deden zij de intake met z’n tweeën, een projectmanager en een financieel expert. Daar waar de start bij andere bedrijven vaak puur commercieel van aard is, kregen we hier meteen een concrete en oplossingsgerichte aanpak.”
En zo geschiedde, scapta ging aan de slag met de vragen van EUN en consultants Marco Donati en Sebastian de Vaan kwamen terug met de juiste antwoorden. Na uitvoerig testen werd Business Central geïmplementeerd, met Continia voor de algemene workflows en Jet Reports voor de gedetailleerde rapportering. Niet zonder slag of stoot, want tijdens het testen liepen beide partijen tegen enkele moeilijkheden aan. Zo werd de lancering met een jaar uitgesteld, tot alles in januari 2023 helemaal op punt stond. Dat zorgde vanzelfsprekend voor wat frustratie, maar achteraf gezien was het de enige juiste keuze. Resultaat: een gloednieuw ERP-systeem dat voldoet aan de noden van de key users en project managers.
Voor het testen keek EUN vooral in de richting van hun financiële coördinator Charlotte Culot. Dat ze tevens over de nodige technische bagage beschikt, was in dit verhaal een grote plus. Gedurende het hele traject stond Charlotte in nauw overleg met het scapta-team: “Het was een zeer open en proactieve samenwerking. Dat business consultant Marco Donati een financiële achtergrond heeft, de business en ook de specifieke btw-regels kent, is een enorme meerwaarde.”
Van een meer boekhoudkundige blik in het oude ERP-systeem verschoof de focus nu naar een meer gebruiksvriendelijke aanpak voor de key users. Het aantal gebruikerslicenties werd overigens ook flink teruggeschroefd. Waar vroeger elk personeelslid een aankooporder kon ingeven, is dat vandaag beperkt tot de project managers en enkele financiële key users. Hun reacties zijn unaniem positief: het duidelijke overzicht op het project en de bijhorende uitgaven, is een duidelijke stap vooruit.
“Het was een zeer open en proactieve samenwerking. Dat business consultant Marco Donati een financiële achtergrond heeft, de business en ook de specifieke btw-regels kent, is een enorme meerwaarde.”
Charlotte Culot
Toekomstmuziek
Hier stopt het niet, want ook nu na de implementatie werken EUN en scapta als een geoliede machine samen verder aan verbeterpunten, aanvullende modules en nice-to-haves. Zo zijn beide teams volop bezig aan de verdere ontwikkeling van het rapportagedeel. Dat is niet alleen nodig om het financiële overzicht te bewaren, ook voor financiering en subsidiëring is dit aspect van de tool essentieel. Geen sinecure zo blijkt, want elk project heeft zijn eigen regels en timing. Haalbaar, dat wel, mits grondige testing. Daarnaast wordt er ook gewerkt aan een contractmodule. Doel is contracten te verstrekken via de software met behulp van templates en eveneens de mogelijkheid te bieden deze te ondertekenen via een tekenmodule. Zo bouwen EUN en scapta samen aan een future proof ERP-systeem.
“Als consultant voelt de samenwerking heel natuurlijk. Het projectteam is zeer vakkundig en zoekt altijd naar manieren om Business Central te verbeteren en te optimaliseren naar hun behoeften,”
Marco Donati.