Een ERP-implementatie, een slim boekhoudpakket in de cloud en 100% commitment – voilà de lijm tussen Xylos en scapta. Want als je met een verouderd systeem werkt, moet je schakelen en ga je op zoek naar de beste ERP-partner die naast expertise ook positive vibes verspreidt. Voor Xylos mocht dit alles bovendien wat persoonlijker en out of the box zijn. Zo kwam scapta in the picture.
Een vaste waarde in de IT-sector, zo kent de wereld Xylos. Een belangrijke Microsoft-partner met ca. 250 medewerkers en 5 kantoren in Vlaanderen. En bovenal: Xylos houdt mensen en organisaties digitaal fit en veilig op de moderne werkplek. Het resultaat van 40 jaar ervaring in het implementeren van technologie, steeds gecombineerd met een unieke 360° user adoption aanpak. Hun eigen boekhoudpakket was echter aan een upgrade toe, dus werd de markt onderzocht.
De zoektocht – Van outdated naar futureproof
“Navision deed het lang goed, maar het was tijd voor verbetering”, vertelt Jens Claessens, ICT Application Manager bij Xylos. “Komt daarbij dat één van onze boekhoudcollega’s met pensioen ging. Die kende Navision beter dan wie ook, maar hij ging weg, samen met zijn kennis. We dachten aan een nieuwe applicatie die onze automatisatie en efficiëntie kon versterken, met uitbreidingsmogelijkheden in de toekomst.”
Xylos ging in gesprek met verschillende partijen, en scapta kwam daar als beste uit. “Wat ons aansprak was jullie proactiviteit en persoonlijke aanpak”, vult Dimitri Aerts aan, Operations & IT Lead bij Xylos. “Jullie zijn technisch goed, maar veel meer dan dat. Kwestie van vertrekken vanuit de business en de noden van de klant, om daar perfect op in te spelen. Bovendien was de financiële kennis groter dan die van de andere mogelijke partners. Er werd goed aangevoeld dat we Dynamics 365 Business Central nodig hadden, met innovatief potentieel op lange termijn zoals de implementatie van out of the box features. Ook het feit dat Proximus een gelijkaardig traject met jullie had doorlopen, gaf extra vertrouwen.”
“Wat ons aansprak was jullie proactiviteit en persoonlijke aanpak”
Dimitri Aerts – Operations & IT lead Xylos
De oplossing – Boekhouding in Business Central
Eens de samenwerking beklonken, was scapta Business Consultant Marco Donati altijd dichtbij. Van analyse tot go-live en daarna. Te starten met een vergelijking tussen de oude en nieuwe tool, en samen met de kerngroep kijken wat wel en wat niet overgenomen kon worden. Gewenste integraties werden voorzien, zoals CRM en andere operationele systemen, alsook beperkt maatwerk om de processen zo goed mogelijk te doen matchen. Business Central is volledig geënt op de Microsoft suite, met voordelen zoals de MS Dataverse integratie, gekoppelde data voor betere insights en maximale businessondersteuning.
Marco Donati: “Per topic organiseerden we een workshop, bv. rond datamigratie, document output en document capture. De juiste factuur in de juiste lay-out krijgen, facturen goedkeuren, de maatwerk velden leren kennen… het was testen en nog eens testen, ondanks de sowieso al drukke jobs van de eindgebruikers. Maar herhaling werkt, en we wilden mikken op de perfecte adoptie.”
Het was testen en nog eens testen, ondanks de sowieso al drukke jobs van de eindgebruikers. Maar herhaling werkt, en we wilden mikken op de perfecte adoptie.”
Marco Donati – Business Consultant scapta
Het resultaat – Commitment boost & meer
Waar wij scaptanen het volop over eens zijn: boekhouding is een kritieke functie in elk ERP, en Business Central is een unieke oplossing met geïntegreerde tools om de boekhouding eenvoudiger te maken. De vele geautomatiseerde acties dragen daaraan bij. Business Central is pure innovatie. Het programma helpt bedrijven alle kansen van het cloudmodel te benutten en kan ook onder andere Customer Engagement, Office 365 en Power BI perfect integreren. Xylos kan daar nu volop van profiteren.
Dimitri Aerts: “Business Central ondersteunt ons om onze financiële bedrijfsprocessen te stroomlijnen. We hebben nu een tool in handen die altijd up-to-date is en ons tijdswinst, snelheid en performantie biedt. Het was een fijn project om samen te doen, en de eindgebruikers zijn enthousiast. Het moderne jasje, de geautomatiseerde acties, de superprofessionele doch toffe aanpak van Marco… wij hadden een probleem en jullie hebben het opgelost, én onze medewerkers hiervoor geënthousiasmeerd. Meer van dat. Er zijn nog een heleboel features die ons bevallen, zoals een rechtstreekse verbinding tussen verkoop- en inkooporder, of een rechtstreekse connectie met IT-leveranciers.”