Bij Antwerp Space bouwen ingenieurs aan de toekomst van de internationale ruimtevaart, met expertise in hypermoderne navigatie-, radar- en communicatieoplossingen. Met zo’n 70 à 75 medewerkers, vooral ingenieurs, draait alles om precisie.
Alleen zat die precisie intern niet overal even goed. Toen CFO Jelle De Parade aan boord kwam, botste hij op een versnipperd IT-landschap met veel manueel werk en approvals in Excel.
Tijd om één centrale cockpit te creëren voor finance en supply chain.
Waar het fout liep: versnippering en Excel-approvalflows
Samen met scapta koos Antwerp Space voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als basis om finance en supply chain te consolideren. Daar was een duidelijke reden voor: aankoop en boekhouding waren niet goed verbonden, approvals liepen via Excel en de boekhouding zat bij een extern kantoor in een ouder pakket.
Dat zorgde voor traagheid, extra manueel werk en weinig grip op de flow. Antwerp Space wilde daarom evolueren naar één centrale tool, met ruimte om later ook complexere modules aan te pakken.
De juiste match: Business Central en scapta
Antwerp Space legde Business Central en Oracle NetSuite naast elkaar in een tender. Business Central bleek de beste match: flexibeler, minder overkill en kostenefficiënter voor wat ze op dat moment nodig hadden.
Daarna volgde de partnerkeuze. Met scapta zat het snel goed: de klik was er en hun aanpak vertaalde de noden van Antwerp Space naar werkbare oplossingen in de tool.
Een gecontroleerde lancering, stap voor stap
Samen met scapta werd er bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak, met duidelijke scope per stap en input van key users. Zo kon de dagelijkse werking blijven doorlopen, terwijl de kern eerst werd aangepakt.
Concreet ging de focus naar aankoop en purchase orders met approval flows, warehousing als schakel in de flow, boekhouding in Business Central en automatisatie rond inkomende facturen met OCR en Peppol.
Voor aankoop en boekhouding bleef Antwerp Space daarbij bewust dicht bij de standaard van Business Central. Dat hield het traject behapbaar en het systeem werkbaar op lange termijn.
Ground control: minder gedoe, meer grip
Vandaag zit de aankoopflow veel strakker in één lijn, van purchase quote tot purchase order, met approvals, ontvangst en matching.
“We hebben nu een volledige flow … met three-way matching. De matching gebeurt; je moet nog op de knop duwen, maar alles is voorbereid en controleerbaar.”
Jelle De Parade, CFO bij Antwerp Space
Antwerp Space ziet nu sneller waar het proces blijft hangen. Doorlooptijden zijn inzichtelijk en dus makkelijk bij te sturen. En minstens even belangrijk: er is minder frustratie.
Security en rechten: de juiste toegang, op het juiste moment
Bij Antwerp Space moet elke rol toegang krijgen tot wat nodig is: niet meer, niet minder. Door het type projecten geldt er een strikt need-to-know-principe. Dat maakte rechten en security in Business Central een stevige oefening. Daarom bouwden ze de set stap voor stap op, overzichtelijk en controleerbaar.
“Niet iedereen hoeft alles te zien. Het moet kloppen met hoe projecten hier werken.”
Jelle De Parade, CFO bij Antwerp Space
De volgende vluchtfase: productie en projecten
Eerst de launchpad, dan de rest van de missie. Antwerp Space legde een stevige basis en pakte meteen een paar dringende noden aan, zoals timesheets. Productie en projectopvolging staan nog op de planning voor een volgende fase, in een tempo dat haalbaar blijft voor de organisatie.
Samenwerking: één crew, één missie
De samenwerking met scapta voelde meteen heel praktisch: korte lijnen, veel expertise en vlot schakelen met finance en supply chain. Maar het grootste verschil zat in de mensen. De consultants kwamen niet “even langs”; ze zochten samen naar oplossingen. snel ingewerkt, snel mee in de flow, en bereikbaar wanneer nodig, ook vanop afstand.
“Geen enkel project loopt exact zoals gepland, maar dit tempo, naast de day-to-day, daar zijn we tevreden over.”
Jelle De Parade, CFO bij Antwerp Space
Tijd om je finance-flow op koers te zetten?
Wil je minder manuele tussenstappen, meer grip en een systeem dat meegroeit met je organisatie?
scapta denkt graag mee.