Trias, dat is vechten voor gelijke kansen, al meer dan 50 jaar. “Wat je naam of afkomst ook is, iedereen heeft dromen en die dromen moeten een kans krijgen”, daar staat deze ngo voor. Met een team van 25 medewerkers vechten ze vanuit Brussel tegen hindernissen die zelfontwikkeling van ondernemende mensen blokkeren.
Al meer dan 20 jaar werd de boekhouding op een eenvoudige manier gevoerd bij Trias met enkele beperkingen. Repetitieve taken correct uitvoeren, het stroomlijnen van het goedkeuringsproces en info vanuit verschillende vestigingen verzamelen, kortom veel kansen op menselijke fouten. (Gelukkig konden ze altijd al rekenen op goede medewerkers.) Ondanks de sterke samenwerking intern, was het boekhoudsysteem toch toe aan vernieuwing. Groei zorgde voor meer werk, maar met hetzelfde team. Het was dus dringend tijd voor een oplossing. Zei iemand hier digitale transformatie? scapta to the rescue!
Maar ook overzee strijden er honderden collega’s mee. In dit wereldwijde netwerk van agri-agencies, genaamd Agricord, helpt Trias honderden boerenorganisaties in meer dan 50 landen en over 3 continenten. Dankzij de immense steun van talrijke gulle schenkers hebben ze elf miljoen euro ter beschikking om te timmeren aan dromen en talenten van kansarme boeren.
WEG MET TIJDVERLIES EN ONNAUWKEURIGHEDEN
Boeren steunen is prioriteit nummer één. Daar wil Trias in investeren. Reden te meer om intern orde op zaken te stellen en te optimaliseren. Efficiëntie is key bij Trias. Handmatig invoeren van facturen, budgetbeheer in Excel, consolidatie uit meerdere bronsystemen moest dus voorgoed naar het verleden verbannen worden. Tijd om te bouwen aan een globaal overzicht en doeltreffende opvolging. Tijd voor één centraal, digitaal systeem dus. In Scapta vonden ze de ideale IT-partner. And so the story begins…
WERELDWIJDE REALISATIE
3, 2, 1, start! En starten dat deden ze in Trias’ headoffice te Brussel. “Samen met de IT-specialisten bekeken we verschillende digitalisatie- en automatisatiemogelijkheden voor onze financiële dienst. Het financiële beheersysteem van Microsoft Dynamics voldeed aan onze wensen en werd geïmplementeerd. Bovendien gingen we nog een stapje verder en kozen we ook voor een BI-systeem, als oplossing voor onze interne en externe rapporteringbehoeften. Hiervoor schakelden we Jet Analytics en PowerBI in.”, vertelt Eric Vanderwegen, Head of quality & resources departement. Samen kozen we dus voor een breed financial managementsysteem dat de financiële afdeling versterkt, digitaliseert én future proof maakt.
Hierbij gingen we stap voor stap te werk, altijd in samenspraak met de financiële experten ter plaatse. Met als resultaat de automatisatie en digitalisatie van:
• inkoopfacturen met DocumentCapture
• goedkeuringsprocessen via het Web Approval Portal
• banktransacties en registratie van giften
• fiscale fiches 281.50 en 281.71
• budgetten en rapportering
• consolidatie en rapportering
“Onze financiële afdeling kan nu steeds terugvallen op een gedetailleerde budgetopvolging en zo besparen ze enorm veel tijd.”
Eric Vanderwegen, Head of Quality & Resources Department
De finishlijn van dit project lag echter niet in Brussel maar wel overzee. De kantoren in onder andere; Burkina Faso, Centraal-Amerika, Ecuador, Guinea, Peru, Filipijnen, Congo, Zuid-Afrika, Tanzania en Uganda, werden ook onder handen genomen door onze consultants. Vanop afstand werd ook daar hetzelfde financieel managementsysteem uitgerold. Bovendien werd de adoptie en opleiding ginds in goede banen geleid via online coaching.