Gymna® International kiest samen met Scapta voor modernisering en efficiëntie  

Gymna® International, toonaangevende producent van investeringsgoederen voor fysiotherapie en revalidatie, met de hoofdvestiging in Bilzen (Limburg), kiest resoluut voor een nieuw ERP-systeem. Samen met hun netwerk van 400 Gymna® International partners zijn ze wereldwijd aan de slag in meer dan 80 landen. Topkwaliteit, intelligentie, professionaliteit en gebruiksgemak staan centraal in alles wat ze doen! Behalve in hun ERP-systeem, dat was verouderd en dringend toe aan vernieuwing.

Een 20 jaar verouderd ERP-systeem stelde Gymna® International voor heel wat interne uitdagingen: informatieverspreiding, inefficiënte werkmethodes, hogere foutenmarges, … Ze bleven niet bij de pakken zitten en klopten aan bij Scapta. Samen gingen ze op zoek naar een betere interne werking dankzij de juiste ERP-match, een goede rapporteringstool en de gedroomde webshop. Ready for the challenge? 

DE UITDAGING

Het bestaande ERP-systeem van Gymna® International was 20 jaar oud en niet mee geëvolueerd met de tijd, waardoor het systeem niet meer matchte met de huidige noden. Tijd voor verandering dus. De software was bovendien vooral afgestemd op Gymna® International’s oude productieafdeling. Intussen werd de assemblage uitbesteed en had Gymna® International andere ERP-noden dan 20 jaar geleden. 

Al geruime tijd konden de werknemers hun gading niet meer vinden in het bestaande systeem. Daarom gingen ze zelf aan de slag in Excel, Access. Er ontstonden veel losse bestanden, formules, eigen tools, … met informatiedefragmentatie als gevolg. Die werkwijze zorgde voor een hogere foutenmarge en maakte het uiteraard moeilijk voor het management om de juiste beslissingen te nemen. Scapta werd daarom ingeschakeld om dit probleem constructief aan te pakken.  

DE OPLOSSING

Het probleem was duidelijk, en daar ging Scapta meteen mee aan de slag. Er werd een groep key-users opgesteld die het project intern bij Gymna® International zouden trekken. Daarnaast was er ook een projectstuurgroep, bestaande uit het management van Gymna® International en Scapta, om het project in grote lijnen te sturen. “We gingen van start met de analyse-workshop samen met de key-users. Het was nu aan de Scaptanen om dit plan te verwezenlijken.”, blikt Sebastiaan de Vaan, Business consultant bij Scapta terug.  

“Al snel werd duidelijk dat Microsoft Dynamics 365 Business Central the way to go zou zijn. In de bestaande Windows omgeving kozen we voor een reeds bewezen oplossing, het MS ERP-systeem ondersteund door Office 365, Microsoft Azure Directory, XPR365 en Jet Reports. Tijdens de opvolgworkshops bepaalden we samen de juiste verhoudingen en instellingen. De klant beslist zo voor 100% mee hoe de eindoplossing er zal uitzien. Zo worden alle eisen ingelost en is de opbouw meteen voor iedereen duidelijk en logisch.” vertelt Sebastiaan verder.  

Deze SaaS-oplossing van Microsoft drukt de serverkosten bij Gymna® International enorm. Bovendien krijgen ze automatisch alle Microsoft updates waardoor hun platform steeds up-to-date en beveiligd is. Custom werk of handmatige updates zijn dus niet meer nodig, alles gaat automatisch. Een hele verandering tegenover het op maat gemaakte systeem van 20 jaar geleden.  

Gymna® International wilde daarnaast nog verder moderniseren en optimaliseren met de bouw van een webshop. De eisen voor deze webshop? Verdelers moesten zelf hun producten kunnen samenstellen. Bestelling moesten automatisch verwerkt worden. En alles moest uiteraard geconnecteerd zijn met hun spiksplinternieuw ERP-systeem. “Er was geen uitdaging die niet besproken kon worden en dat is fijn samenwerken!”, blikt Peter Sillen, Chief Financial Officer bij Gymna® International terug.  

Gymna koos voor een Sana webshop, uitgebreid met een product configurator. Op deze manier kunnen de verdelers hun producten volledig zelf personaliseren. Bestellingen lopen nu volledig online en geautomatiseerd. Door de integratie van Sana (e-commerce) gepersonaliseerde product configurator met Business Central kunnen wij onze 400 B2B-partners in 80 landen een future-proof platform aanbieden voor een geïntegreerde orderverwerking en opvolging.”, aldus Peter Sillen. 

6 maanden na de “Go-Live”, kijk ik met veel trots terug op wat we, als team, gerealiseerd hebben. En ik kijk uit naar wat de toekomst verder nog brengt!”

Jos Nivelle, Customer Service Coördinator Gymna® International

DE IMPLEMENTATIE

Dankzij de Scapta-aanpak en de hands-on mentaliteit is de aanvaarding van de nieuwe technologie enorm hoog. Tijdens de workshops wordt alles meteen op maat gemaakt. Niets wordt opgelegd, enkel de best practices worden gehanteerd. Bij de go-live zijn de key-users al echte ambassadeurs van het project. Zij zijn enthousiast om ‘hun’ oplossing te tonen aan de andere collega’s en om ermee aan de slag te gaan.   

“6 maanden na de “Go Live”, kijk ik met veel trots terug op wat we, als team, gerealiseerd hebben. En ik kijk uit naar wat de toekomst verder nog brengt!”, verklaart Jos Nivelle, Customer Service Coordinator bij Gymna® International en key-user tijdens dit project.   

Ondertussen is het nieuwe systeem al enkele maanden in gebruik en groeide het van 6 users uit naar 21 users! Alle departementen hebben de tool intussen omarmd en zijn enthousiast over de nieuwe ERP-oplossingen die bovendien overal beschikbaar is.