Actief Interim NV is sinds 1988 dé HR-partner voor interim, construct en dienstencheques. Met meer dan 80 kantoren in België en ondertussen ook in Nederland, Duitsland en Oostenrijk, groeide Actief Interim NV uit tot een echte internationale uitzendgroep. Zo dicht mogelijk bij de kandidaten en klanten aanwezig zijn. Dat is Actief Interim NV. Een persoonlijke aanpak met topservice in alles wat ze doen. Het boekhoudsysteem liep echter achter op de groeispurt en was dus dringend aan vervanging toe
Al meer dan 20 jaar werd de boekhouding op een eenvoudige manier gevoerd bij Actief Interim NV met enkele beperkingen. Repetitieve taken correct uitvoeren, het stroomlijnen van het goedkeuringsproces en info vanuit verschillende vestigingen verzamelen, kortom veel kansen op menselijke fouten. (Gelukkig konden ze altijd al rekenen op goede medewerkers.) Ondanks de sterke samenwerking intern, was het boekhoudsysteem toch toe aan vernieuwing. Groei zorgde voor meer werk, maar met hetzelfde team. Het was dus dringend tijd voor een oplossing. Zei iemand hier digitale transformatie? scapta to the rescue!
DE UITDAGING
Actief Interim NV had een duidelijk doel: meer digitale efficiëntie in één oplossing. Daarom was het tijd om afscheid te nemen van het oude boekhoudsysteem. Minder manuele processen, verschillende tools met elkaar laten communiceren en facturen sneller verwerken. Hallo automatisering!
“We zagen jaar na jaar dat ons huidige boekhoudsysteem achter liep op de groei van het bedrijf. Wat resulteerde in meer werk voor hetzelfde team. De nood aan digitale boekhoudprocessen groeide enorm.
We hadden nood aan meer inzichten, geautomatiseerde boekingen, een versneld afsluitproces, digitale afpuntingen en goedkeuringsflows. Na 20 jaar was het dus tijd voor een geoptimaliseerde digitale oplossing. ” – Kenneth Claeyssens, CFO Actief Interim NV
Een boekhouding compleet veranderen en digitaliseren is echter niet zo eenvoudig. Je kan niet even op pauze drukken, betalingen en aankopen blijven altijd doorlopen. Daarenboven had dit project een erg strakke deadline. Met slechts vier maanden de tijd vóór het nieuwe boekjaar kreeg scapta de uitdaging om een geschikte oplossing te vinden. Challenge accepted!
DE OPLOSSING
Voor een project dat normaliter 6 maanden duurt, hadden we nu maar 4 maanden dus schoten scapta en Actief Interim NV direct in actie. Met 3 key-users die het project intern zouden trekken en een quickscan vooraf, ging het project van start.
Twee keer per week werden er workshops gehouden samen met de key-users om zo het systeem in te richten en onder de knie te krijgen. Alle gegevens in één centraal systeem, dat klonk elke week meer als muziek in hun oren
“Vanwege de tijdnood hebben we geen moment gewacht om te beginnen. scapta, die al ervaring met soortgelijke projecten heeft, toonde ons de mogelijkheden met Microsoft Dynamics 365 Business Central en we waren vertrokken!”, aldus Heidi Vaesen, Senior Accountant bij Actief Interim NV.
GEAUTOMATISEERD ONLINE BANKIEREN
Door de implementatie van CODA worden gecodeerde bankafschriften voortaan sneller verwerkt. Daarbij maakt maakt Continia Document Capture het mogelijk om aankoopfacturen en creditnota’s rechtstreeks in Microsoft Dynamics 365 Business Central te importeren, te registreren, goed te keuren en te boeken
Twee extra toepassingen, XPR365 Financials en XPR365 Master Data zorgen voor extra verbeteringen. De ene app zorgt voor optimalisaties specifiek gericht op de Belgische boekhouding, de andere app zorgt voor minder repetitief werk door datasynchronisatie tussen bedrijven mogelijk te maken.
“Sinds de implementatie van Dynamics 365 Business Central en Coda kunnen we de banken voor een groot deel automatisch matchen waar we voorheen de bankafschriften volledig manueel inboekten. De doorstroming van informatie naar iController verloopt goed waardoor we meteen het juiste saldo op klantniveau kunnen raadplegen.” – Elvira Czifrik, Debiteurenbeheerder bij Actief Interim NV.
Dat was echter niet alles. Een andere uitdaging tijdens dit project was om een verschillende interfaces te leggen tussen Microsoft Dynamics 365 Business Central en andere programma’s die Actief gebruikt. Zo werd er onder andere gekoppeld met EasyPay dat door de kantoren gebruikt wordt om facturen op te stellen, met Rydoo waarin de werknemers hun onkostennota’s indienen en met iController waarmee het debiteurenbeheer en de aanmaningen gedaan worden.
EEN ROOSKLEURIGE TOEKOMST IN MICROSOFT DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL
In slechts vier maanden tijd én al-doende-lerend transformeerde scapta Actief Interim NV haar boekhoudafdeling tot een volledig digitaal en geautomatiseerd geheel. Sinds de totaaloplossing in Microsoft Dynamics 365 Business Central is het bedrijf meer dan ooit klaar voor verdere groei. Dankzij de implementatie van één centraal systeem hebben de finance collega’s een beter en diepgaander inzicht in de cijfers. Ook de andere werknemers zijn enthousiast over deze digitale transformatie. Met het motto ‘You never stop learning’ kijkt Actief Interim NV dan ook uit naar wat Microsoft Dynamics 365 Business Central nog meer te bieden heeft.