De duurzame transitie… daar zet Dialoog vzw zich dagelijks voor in. Als onafhankelijk opleidings- en adviescentrum geeft de organisatie ‘duurzaam bouwen en bewust wonen’ een zichtbare impuls. Heel vooruitstrevend allemaal, maar dan mogen de eigen inzichten – lees systemen – niet achterblijven. Dat besef was er bij Dialoog vzw, en meteen ook het startpunt van hun digitale transformatie.
Dialoog vzw informeert particulieren, organisaties en overheden in Vlaanderen over duurzaam bouwen, verbouwen en wonen. Meer comfort met minder grondstoffen en energie is hun uitgangspunt. Op deze manier willen ze de milieubelasting van het bouwproces beperken. Vertrekkend vanuit de thema’s water, energie en bouwen worden opleidingsprogramma’s, advies en projectondersteuning aangeboden. Hoe doe je aan regenwaterrecuperatie bijvoorbeeld, of hoe kan je natuurinclusief en circulair bouwen? Een nobele en noodzakelijke missie dus. Maar al die contacten en projecten, die moet je goed beheren. Enter scapta.
Op zoek naar efficiëntie & overzicht
Els Canini, directeur bij Dialoog vzw: “Dat beheren gebeurde voorheen in een Access-database. Onze data zaten vrij versnipperd, en de database werd onderhouden door 1 persoon. Naar continuïteit toe geen oplossing voor de lange termijn, en ik kreeg ook niet de inzichten die ik nodig had. Om over web-based werken nog maar te zwijgen. Dus ja, er stonden wel wat zaken op onze verlanglijst. Het werd hoog tijd dat we de 21ste eeuw in gekatapulteerd werden, en daarom onderzochten we de markt.”
Via een Nederlandse website diende Els een aanvraag in voor meer info rond CRM-systemen, om vervolgens overstelpt te worden met telefoontjes en mails. Dat was ook niet de bedoeling, en er was trouwens meer nodig dan een CRM. “Het was onze ambitie om contacten overzichtelijk te hebben, projecten van begin tot einde goed te kunnen opvolgen, aan nacalculatie te doen enzovoort”, gaat Els verder. “Op zich hadden we geen extreem uitgebreide of complexe tool nodig, maar wel iets specifieks in een Microsoft-omgeving. Dit omdat wij als non-profitorganisatie gebruik kunnen maken van SOCIALware-licenties die bedrijven zoals Microsoft voordelig aanbieden aan goede doelen en vzw’s. We zijn een kleinschalige organisatie, dus ook budget en een tijdsefficiënte implementatie waren aandachtspunten, naast functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid. scapta kwam goed uit het marktonderzoek, en ik kende hun consultant Steven Seerden ook al – er was meteen vertrouwen.”
Voor mij maakt het nieuwe systeem een heel groot verschil. We komen van een oude tool met houdbaarheidsdatum, en we voelen ons nu terug future-proof.
Els Canini ~ Directeur Dialoog vzw
Power Apps van Microsoft
“Wij hebben op onze beurt goed proberen te luisteren”, vertelt Steven Seerden, CRM Business Consultant bij scapta. “Als we de noden en mensen bij Dialoog vzw hoorden, begrepen we snel dat ze een laagdrempelige en prijsinteressante oplossing nodig hadden. We kwamen uit bij een op maat ontwikkelde app via Power Apps van Microsoft. Die bouwden we uit, gebruikmakend van alle standaardcomponenten die Microsoft aanbiedt, inclusief koppelingen met bijvoorbeeld Teams of SharePoint.”
“Een groot voordeel voor ons”, gaat Els Canini verder. “We werkten sowieso al met Microsoft-producten, en geweldig dat nu alles geconnecteerd is: mailbox, agenda, documenten, enzovoort. Je zit in 1 systeem te werken. De status van project bekijken, info opzoeken via een persoon… gaat heel handig dankzij de app.”
De implementatie van de app gebeurde via workshops, die Steven Seerden faciliteerde: “Het was bijzonder fijn dat Dialoog vzw tijd wilde spenderen aan een degelijke testfase. Dat heeft zeker bijgedragen aan het succes. We hebben in verschillende blokken gewerkt en per module gekeken wat het team nodig had. Ik hield daarbij altijd in het achterhoofd: wat zat er in Access, en hoe kunnen we dat efficiënter uit de nieuwe app halen? Zodanig dat mensen hun werkwijze ook terugvinden.”
Duurzaam digitaal de toekomst in
De go-live vond plaats in juli 2024. Er zijn nog wat losse eindjes en openstaande vragen van de eindgebruikers, en die nemen we bij scapta ter harte. Els Canini is wel duidelijk over wat de samenwerking met ons en de keuze voor Power Apps van Microsoft:
“Voor mij maakt het nieuwe systeem een heel groot verschil. We komen van een oude tool met houdbaarheidsdatum, en we voelen ons nu terug future-proof. Van zodra er een aanvraag komt – bijvoorbeeld voor het geven van een infosessie – dan zet ik dat in de app. Die heb ik voortaan bij de hand voor ons teamoverleg, waarbij ik meteen de input van de adviseurs kan toevoegen. De app gebruiken we als een soort handleiding voor ons wekelijkse overleg. Bye bye, Word file met 35 pagina’s. Voor de raad van bestuur kan ik meteen een portfolio-overzicht tevoorschijn toveren: een rapport met alle aanvragen en projecten, en wat analyse en grafieken erbij. Van knippen en plakken is geen sprake meer. Uitbreiding qua functionaliteiten is ook steeds mogelijk. Ook voor documentbeheer overwegen we stappen richting SharePoint, zodat we van die externe fysieke server verlost worden. En zo gaat onze duurzame transitie hand in hand met een digitale, klaar voor de toekomst.”
Schaalbaarheid is inderdaad een grote troef van de scapta-oplossingen. En zo helpen we organisaties groeien.