Als vierde generatie familiebedrijf weet Dux wat ondernemen is. Oorspronkelijk gestart in de borstelindustrie, groeide het bedrijf de laatste jaren uit tot exclusieve distributeur van premium haarverzorgingsmerken zoals Moroccanoil, Maria Nila, Evo en Rica. Die uitbreiding bracht heel wat nieuwe klanten met zich mee. En waar vroeger Excel en een beperkte NAV‑opzet volstonden, liep het systeem al snel tegen zijn grenzen.
Paul de Poot, Managing Director bij Dux, blikt terug: “We gingen van een twintigtal grote klanten naar honderden kapperszaken. Excel werkte niet meer en Dynamics NAV ving enkel de orders op. De rest bleef versnipperd.”
De toenemende complexiteit van kortingen en promoties tot vertegenwoordigers op de baan en de wens voor een geïntegreerde CRM, maakte duidelijk dat Dux nood had aan een stabiel fundament voor de toekomst.
De knopen uit het systeem kammen
Samen met scapta koos Dux voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als nieuwe basis. Daarbij werden alle gegevens sinds 2017 gemigreerd. Op vrijdagavond werd het oude systeem afgesloten, en maandagochtend draaide de organisatie al op Business Central. Geen volledig nieuwe start, maar wel een frisse reset.
“Vrijdagavond stopten we. Maandagochtend zaten we in het nieuwe systeem, mét alle data sinds 2017.”
– Paul de Poot, Managing Director
De migratie verliep opvallend vlot. Waar veel bedrijven huiverig zijn voor data-overdracht en mogelijke stilstand, bleef bij Dux de continuïteit gegarandeerd.
Alles mooi in de plooi
Met Business Central beschikt Dux vandaag over één geïntegreerd systeem. De boekhouding, voorraad, logistiek, verkoop en CRM zijn allemaal verbonden. Dat levert niet alleen meer efficiëntie op, maar ook meer rust in de organisatie.
Volgens Paul is dat het grootste verschil: “We willen geen losse tools of dubbele data. Alles vertrekt uit Business Central. Dat geeft rust én grip.”
Medewerkers hoeven geen aparte bestanden meer bij te houden of data dubbel in te voeren. Van inkomende goederen en bestelvoorstellen tot levernota’s: het hele traject zit nu in één flow. Wat vroeger losse puzzelstukken waren, vormt nu één sluitend geheel.
Samenwerking op mensenmaat
De samenwerking was volgens Paul opnieuw een logische keuze. “We hebben de markt rondgekeken, maar uiteindelijk wisten we: scapta begrijpt ons het best. Hun pragmatische aanpak gaf vertrouwen. De consultants liepen mee in ons tempo en hielden rekening met onze specifieke noden, van kortingen tot promoties.”
Paul legt uit: “We wisten dat onze behoeften afweken van standaard, maar scapta hielp ons om flexibel te blijven zonder overbodig maatwerk.”
Door workshops en overlegmomenten werden ook de betrokken medewerkers meegenomen. Daardoor was de go‑live niet enkel een technische overstap, maar ook een gedragen verandering binnen de organisatie. Zoals Paul het samenvat: “Het voelde niet alsof iemand een knop omdraaide, maar alsof we samen een nieuwe start maakten.”
Bestellingen netjes in model
“Dynamics NAV ving ooit alleen bestellingen op. Nu ondersteunt Business Central het hele proces: van aankoop tot levering en boekhouding,” legt Paul uit.
Met Power BI kijken de accountmanagers nu niet meer enkel in de achteruitkijkspiegel, maar vooruit met een volledig beeld van hun klanten. Welke producten lopen goed, waar zitten gaten in het assortiment, welke creditnota’s zijn er geweest? Alle informatie is meteen beschikbaar, waardoor commerciële gesprekken onderbouwd en doelgericht verlopen.
Paul vult aan: “Dankzij Power BI hebben onze collega’s op de baan meteen zicht op wat er bij hun klanten speelt. Dat maakt hun gesprekken concreet en to the point.”
Het resultaat? Minder manueel werk en fouten, continuïteit dankzij de migratie van historische data en meer inzicht voor iedereen in de organisatie.
Meer klanten, minder kopzorgen
Dux en scapta blijven verder optimaliseren: rapportdefinities verfijnen, de logistieke flow (o.a. labels) stroomlijnen en de commerciële flexibiliteit rond kortingen en promoties aanscherpen. Daarnaast kijkt Dux vooruit naar AI-toepassingen.
“We krijgen bestellingen binnen via alle mogelijke kanalen: van WhatsApp‑foto’s tot losse papiertjes. AI kan helpen om dat sneller en consistenter te interpreteren,” zegt Paul vooruitblikkend.
Het doel? Sales en binnendienst meer tijd geven voor de essentie: klanten helpen en de groei van Dux verderzetten. Of zoals Paul besluit: “We willen klaar zijn voor de volgende generatie. En scapta helpt ons daarbij.”
Tijd voor een systeem dat meegroeit?
Laat je begeleiden door scapta en ontdek hoe jouw organisatie de volgende digitale stap kan zetten.