Van een oude Ford-site naar een gloednieuwe containerterminal. Port of Limburg moest in geen tijd een volledig nieuwe organisatie op poten zetten. Ook de financiële administratie moest klaar zijn voor de start. Eén ding was dus duidelijk: er was vooral nood aan snelheid.
Vandaag verbindt Port of Limburg het hinterland van Genk met de havens van Antwerpen en Rotterdam. Containers vertrekken of komen aan per binnenschip via het Albertkanaal, worden in Genk tijdelijk opgeslagen, en worden aan- of afgeleverd per vrachtwagen.
Een complexe logistieke operatie, die achter de schermen om veel organisatie vraagt.
We spraken met Tim Berben, CFO van Port of Limburg, over de snelle opstart, de keuze voor Business Central en de samenwerking met scapta.
Van containerterminal tot logistieke schakel
Tim, voor wie Port of Limburg nog niet kent: wat doen jullie precies?
“Wij zijn een inland containerterminal die Genk met het hinterland en de havens van Antwerpen en Rotterdam verbindt. We vervoeren containers met binnenschepen over het Albertkanaal van- en naar onze terminal. Daar slaan we containers op en leveren we ze per vrachtwagen aan of af binnen een straal van ongeveer 50 kilometer rond Genk.”
Met zo’n 35 medewerkers bedient Port of Limburg voornamelijk rederijen en bedrijven uit de regio die containertransport nodig hebben.
“Een groot deel van onze activiteit bestaat uit het vermijden van vervoer over de weg. In plaats van containers tussen Genk en Antwerpen te laten rijden, vervoeren wij ze veel efficiënter en milieuvriendelijker met schepen en in grotere volumes.”
De terminal vormt zo een belangrijke schakel tussen de regio en de grote zeehavens, met één duidelijke ambitie: meer goederen over het water en minder vrachtwagens op de weg.
Een nieuwe organisatie, dus ook nieuwe systemen
Port of Limburg is nog jong. De plannen voor de reconversie en bouw van de terminal werden enkele jaren geleden gestart. In maart 2025 gingen de operationele activiteiten effectief van start.
Maar vooraleer de eerste containers konden worden verwerkt, moest ook de organisatie achter de schermen klaarstaan.
“Midden 2024 zijn we onze systemen beginnen opbouwen. Voor de boekhouding hadden we een oplossing nodig die snel, schaalbaar en flexibel was. Als je bijvoorbeeld een grote ERP-implementatie doet, ben je al snel twee jaar bezig. Dat konden wij ons niet permitteren.”
De uitdaging was duidelijk: een volwaardige oplossing, maar zonder jarenlange implementatie.
“We hadden een plug-and-playoplossing nodig die snel te implementeren was en geschikt voor een KMO.”
— Tim Berben, Port of Limburg
Waarom Business Central?
Port of Limburg bekeek verschillende softwarepakketten en partners. Uiteindelijk viel de keuze op Microsoft Dynamics 365 Business Central, met scapta als implementatiepartner.
Een belangrijke troef? Business Central was al gekend binnen de omgeving van Group Machiels, één van de aandeelhouders van Port of Limburg. Daardoor was er al ervaring met het pakket waarop Port of Limburg zou kunnen terugvallen. Maar dat was niet de enige reden.
“We hebben verschillende andere partners bekeken. Uiteindelijk was het een combinatie van professionaliteit, het contact dat er al was met onze aandeelhouders en de prijs-kwaliteitverhouding van het pakket.”
Ook de manier waarop scapta ondersteuning bood, gaf de doorslag.
“Er waren andere partijen die ook software as a service aanboden en redelijk snel konden schakelen. Maar bijvoorbeeld niet met de ondersteuning die we van scapta gekregen hebben.”
Business Central naast het operationele ERP
Een containerterminal is natuurlijk geen klassieke KMO. Naast de financiële administratie draait Port of Limburg op een gespecialiseerd ERP-systeem voor de operationele werking.
Daarin worden alle bewegingen op de terminal geregistreerd: schepen, vrachtwagens, machines, containers en alle operationele activiteiten. Die gegevens vormen vervolgens de basis voor de facturatie.
Een volledig nieuw ERP-systeem was dus geen optie. Business Central moest vooral naadloos aansluiten op wat er al stond.
“Onze uitgaande facturatie gebeurt vanuit het operationele ERP-systeem. Daar zit een koppeling naar Business Central, zodat we de boekhouding in Business Central kunnen doen. De verwerking van inkomende facturen gebeurt direct in Business Central.”
Zo vullen beide systemen elkaar aan: het bestaande ERP voor de operationele werking en Business Central voor de financiële administratie.
Klaar voor de start
De timing was strak. Eind 2024 werden de systemen verder opgebouwd en op 1 maart 2025 startte Port of Limburg met de operationele activiteiten.
Voor de implementatie kon het team rekenen op Erwin Germeys, Business Central-consultant bij scapta. Hij begeleidde Tim, en Joanna, General Accountant bij Port of Limburg, bij de opbouw van de omgeving en zorgde er samen met het team voor dat Business Central klaar was voor de start.
“Dat was pittig. Ik heb de eerste opbouw samen met Erwin gedaan, maar ik ben zelf geen boekhouder.”
Ook binnen Port of Limburg kwamen verschillende expertises samen. Tim bracht vooral zakelijke ervaring mee, terwijl Joanna de nodige boekhoudkundige kennis en ervaring had.
“Het was eigenlijk een mix-and-match. De ene had veel zakelijke ervaring en minder boekhoudkundige kennis, de andere net omgekeerd. Erwin heeft dat mooi gestroomlijnt.”
Veel tijd om rustig aan het systeem te wennen was er niet.
Van leren werken naar zelf optimaliseren
Vandaag werken ongeveer zeven eindgebruikers met Business Central. De financiële administratie zit volledig in het systeem en ook het management gebruikt het onder andere voor het goedkeuringsproces.
De eerste maanden stonden vooral in het teken van leren werken met de nieuwe omgeving. En daar kwam de ondersteuning van scapta goed van pas.
“Ik ben heel veel met support van scapta bezig geweest, en dat doe ik voor sommige dingen nog altijd. Maar hoe meer ik ermee werk, hoe meer ik zelf uit het systeem kan halen.”
— Joanna Louwette, Port of Limburg
Klaar voor de volgende stap
De basis staat. Business Central vormt vandaag de financiële ruggengraat en de gebruikers kennen het systeem steeds beter. Die leercurve is duidelijk voelbaar.
“Ik kan bijna blindelings met het programma werken.”
Joanna Louwette, Port of Limburg
Wat begon als een systeem dat vooral moest werken, wordt zo stilaan een omgeving waar Port of Limburg steeds meer zelf uit kan halen.
Daardoor ontstaat er ruimte voor de volgende uitdaging: betere rapportering, automatisatie en verdere optimalisatie. Ook de mogelijkheden van Power BI worden daarbij bekeken.
“We zijn nu op het punt waar we ruimte krijgen om de rapportering te versterken en automatisatie te gaan doen.”
De implementatie was voor Port of Limburg dus geen eindpunt. Integendeel: nu de basis staat, begint er ruimte te ontstaan om verder te bouwen.