Elegast gaat samen met Scapta en Flexamit voor betere jeugdzorg

Elegast is al meer dan 40 jaar een vaste waarde in de Antwerpse jeugdzorg en hulpverlening. De organisatie biedt verschillende jeugdzorgtrajecten aan en zoekt steeds naar nieuwe oplossingen op maat van de doelgroep. Out-of-the-box denken, dat is Elegast. Maar het IT-systeem was allesbehalve innovatief. 230 werknemers werkten dagelijks met een oud, instabiel en complex systeem. 2,5 jaar geleden gooiden ze het roer dan ook definitief om en kozen ze voor een future-proof oplossing, samen met Scapta en Flexamit.

DE UITDAGING

Een eerste vereiste om rekening mee te houden? Microsoft! Ze wilden absoluut een 100% Microsoftoplossing, om een naadloze integratie met hun bestaande omgeving te garanderen. Daarnaast is rapportage voor Elegast essentieel. Binnen de huidige werkmethode werden rapporten gebouwd op basis van Excelfiles of papieren folders. Voor de toekomst een absolute no-go. Ook uniformiteit creëeren doorheen de afdelingen was in dit project belangrijk. Scapta en Flexamit, beiden gespecialiseerd Microsoft partner, gingen hiermee aan de slag.

Dankzij Kalena365 wordt alles nu op één plaats verzameld en alle betrokken partners hebben meteen toegang tot de recentste dossiers.

DE OPLOSSING

Optimale zorgverlening is alleen mogelijk als de informatie in de jongerendossiers up-to-date en toegankelijk is. Kalena365 werd exact hiervoor ontwikkeld. Dit elektronisch registratiedossier capteert alles over de jongeren, op één plaats, én het is voor alle betrokkenen toegankelijk vanop eender welke locatie. Bovendien integreert deze Microsoftoplossing van Scapta ook met Power BI voor eenvoudige rapportage.

Check en dubbelcheck, nu nog die interne werking op punt krijgen. Het oude systeem was instabiel en je had altijd een VPN-verbinding nodig. Erg onpraktisch voor Elegast. Flexamit startte aan de opzet van een moderne werkplek met Microsoft 365 als fundament, altijd en overal op een veilige manier toegankelijk, voor iedereen (met de juiste rechten natuurlijk).

DE PERSOONLIJKE JONGERENDOSSIERS

Al vrij snel werd gestart met de implementatie van Kalena365. Tijdens enkele workshops werd het systeem afgestemd op de wensen van Elegast. Kalena365 is flexibel en integreert naadloos met Office 365 apps zoals Outlook, Teams en SharePoint. Gedaan met de zoektocht door Excel-files, of laat staan, papieren dossiers verspreid over verschillende locaties. Dankzij Kalena365 wordt alles nu op één plaats verzameld en alle betrokken partners hebben meteen toegang tot de recentste dossiers. Steven Seerden, Community coördinator van Kalena365 bij Scapta, blikt terug op het traject: “Elke afdeling werd op eigen tempo, stap voor stap, volledig gemigreerd naar Kalena365. Ondertussen zijn alle 230 eindgebruikers van Elegast helemaal overgeschakeld. Over een succes gesproken, iedereen ondervindt dagelijks de voordelen van deze nieuwe, efficiënte werkwijze.”

MODERNE WERKPLEK

Ook Flexamit zat niet stil in de transitie naar een uniforme werkplek! Eenvoudige toegang tot bestanden vanop afstand met een single identity en vlotte communicatie tussen de verschillende sites, twee hoofdzaken voor Flexamit om aan te pakken. “Oude macro’s en uiteenlopende databases werden gescreend en samengebracht. Alle documenten werden uniform ingedeeld, er werd een duidelijke mappenstructuur gebouwd en de navigatie errond werd vereenvoudigd via Sharepoint Hub. Elke afdeling kreeg zo zijn eigen Sharepoint.”, legt Yves Rosius, consultant bij Flexamit, uit. Medewerkers kunnen nu eenvoudig hun weg vinden doorheen de navigatie. Flexamit ging echter nog een stapje verder. Samen met Elegast kozen ze voor de installatie van 150 gloednieuwe HP laptops die kunnen docken op monitors die met één kabel alles connecteren en de toestellen onmiddellijk opladen. Het beheer van deze mobiele apparaten werd toevertrouwd aan Microsoft Intune, een cloud gebaseerde Yves Rosius, consultant Flexamit endpoint manager. Nu kan iedereen inloggen op eender welke laptop. Medewerkers krijgen meteen hun eigen profiel te zien, geladen met de juiste bestanden, mappen, branding en applicaties.

Medewerkers kunnen nu eenvoudig hun weg vinden doorheen de navigatie

~Yves Rosius, consultant Flexamit

VERDER VERLOOP

Elegast ervaart elke dag de positieve gevolgen van deze nieuwe IT-structuur. Meer dan 230 eindgebruikers kunnen zo bouwen aan betere zorgverlening binnen de Antwerpse jeugdzorg. Ze hebben de Kalena365-oplossing helemaal eigen gemaakt en voeren regelmatig zelf aanpassingen door. Voor aanpassingen binnen het Kalena365-systeem doen ze beroep op Scapta. Zo ontstaat er een mooie wisselwerking tussen specialisten die elkaar telkens weer weten te inspireren. Ze werken bovendien toe naar een volledig geautomatiseerde rapportering. Samen met Flexamit werkt Elegast binnenkort aan een nieuw printing systeem. Zo zullen ze een cloud printing oplossing installeren die naadloos integreert met de Microsoft 365 infrastructuur. Dankzij deze oplossing krijg je steeds de printers te zien die voor jou van toepassing zijn. Zo kan iedereen op een veilige manier printen vanaf verschillende toestellen zonder gedoe met drivers. Een mooie synergie tussen drie partijen die elkaar versterken en zo samenwerken aan een betere jeugdzorg.

OVER ELEGAST

De cliënt staat bij Elegast centraal. Inspelend op nieuwe tendensen binnen de samenleving of nieuwe noden van onze doelgroep, denkt Elegast outside the box en zoeken ze voortdurend naar vernieuwende oplossingen op maat. Innoverend denken typeert Elegast.

JIJ KOMT TOCH OOK?

Wil je graag zien hoe het cliëntendossier precies in zijn werk gaat? En staat jouw agenda nog leeg op vrijdag 1 oktober 2021? Schrijf je dan snel in voor de digitale infosessie rond Kalena365 in samenwerking met Elegast en Jo-In!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Inschrijving Infosessie Kalena365Staat jouw agenda nog leeg op vrijdag 1 oktober 2021 van 14u00 tot 15u30? Schrijf je hier in voor de digitale infosessie in samenwerking met Elegast en Jo-In.